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El consejo de Dani
Hay empresas que solo revisan sus contratos y nóminas cuando reciben un requerimiento.
Nosotros preferimos hacerlo antes.
Dedicar unas horas al año a revisar la documentación laboral suele evitar muchas dudas cuando la Inspección solicita información.
La prevención casi siempre da más margen que la reacción.
Cuando recibimos una comunicación de la Inspección de Trabajo no significa que nuestra empresa haya cometido una infracción. La actuación puede responder a una campaña de control, a una denuncia, a un accidente laboral o a cualquiera de las actuaciones previstas por la Ley 23/2015, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Esto supone es una revisión de la gestión laboral de la empresa. Contratos, nóminas, registros de jornada o comunicaciones con la Seguridad Social pueden formar parte de la documentación que la Inspección solicite, dependiendo del objeto de la actuación. Por eso, la mejor preparación no empieza cuando llega el requerimiento; empieza mucho antes, en la forma en que se gestiona el día a día.
La gestión laboral deja rastro
Cada incorporación, cada modificación de jornada o cada cambio en las condiciones de trabajo genera documentación. Con el paso del tiempo es fácil que algunos expedientes queden desactualizados, sobre todo en empresas que han crecido, han reorganizado puestos o han adaptado horarios para responder a nuevas necesidades. No siempre se trata de errores importantes. A veces basta con una modificación que nunca llegó a documentarse, una categoría profesional que no se revisó tras un cambio de funciones o una actualización del convenio colectivo que no se trasladó a todos los procesos internos.
Cuando la empresa recibe un requerimiento, ya no se trata de recordar qué ocurrió hace unos meses. Se trata de poder acreditarlo.
Qué documentación puede solicitar la Inspección
Dependerá de cada actuación inspectora, aunque haydeterminados documentos que suelen formar parte de estas comprobaciones.
Contratos de trabajo
La Inspección puede solicitar los contratos laborales y la documentación relacionada con las modificaciones que se hayan producido durante la relación laboral. Revisarlos de forma periódica permite comprobar que las condiciones documentadas siguen respondiendo a la realidad de la empresa.
Registro de jornada
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar la jornada diaria y conservar esos registros durante cuatro años. Más allá de cumplir esa obligación, conviene revisar que el sistema utilizado permita aportar la información cuando sea requerida y que los registros se conserven correctamente.
Nóminas
Las nóminas concentran buena parte de la información laboral de la empresa: salario, categoría profesional, jornada, cotización y aplicación del convenio colectivo. Una revisión periódica ayuda a detectar incidencias antes de que formen parte de un procedimiento administrativo.
Seguridad Social
Las altas, bajas y variaciones de datos también forman parte de la gestión laboral diaria. El Reglamento General sobre inscripción de empresas y afiliación establece que el alta debe solicitarse antes del inicio de la prestación de servicios. Revisar estas comunicaciones forma parte de cualquier control interno de la documentación laboral.
Prepararse no consiste en reunir papeles
Cuando hablamos de preparar una inspección, muchas empresas piensan en archivadores y documentación. La experiencia nos dice que preparar una inspección significa algo distinto: estar seguros de que los contratos están actualizados, que las nóminas aplican el convenio correspondiente, que las comunicaciones a la Seguridad Social se han realizado dentro de plazo y que toda esa documentación puede localizarse con rapidez cuando resulte necesario hacerlo.
Ese trabajo forma parte de la gestión laboral. No es una actuación excepcional.
La prevención también forma parte del servicio de una asesoría laboral
En Asesoría Salamero entendemos la gestión laboral como un acompañamiento continuo. No esperamos a que aparezca un requerimiento para revisar la documentación de una empresa. Nuestro trabajo consiste en mantener contratos, nóminas, Seguridad Social y resto de obligaciones laborales al día para que cada decisión quede respaldada desde el principio.
Llevamos más de quince años trabajando con empresas, autónomos, startups y departamentos de recursos humanos de Zaragoza. Esa experiencia nos permite revisar la documentación laboral con una visión práctica, detectar incidencias antes de que generen problemas y acompañar a nuestros clientes cuando necesitan responder ante la Administración.
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